Jet heeft weer ruimte voor haar creatieve ideeën en projecten!

Jet van evenementenbureau JetRegeltHet is 1 van de 3 bestuursleden van BuytenDelft. Dé stadsboerderij van Delft en omstreken, met de regionale bekendheid van De Waterspeeltuin.

Jet heeft het druk. Ze zit altijd vol ideeën en heeft veel projecten lopen. Het probleem is echter: Jet heeft het zó druk, dat ze wel wat ondersteuning kon gebruiken.

Eind mei zijn we daarom gestart met een training om grip te krijgen op haar mailbox en acties. A.d.h.v. de Getting Things Done (GTD)-methodiek heb ik Jet geleerd, wat ze gaat doen met haar inkomende mail, waar ze de acties laat én we hebben al haar mailboxen leeg gewerkt.

Omdat je hersenen maar 7 acties kunnen onthouden en timing van je hersenen niet de beste kwaliteit is (’s nachts bedenken dat je overdag iemand moet bellen bijvoorbeeld), hebben we voor Jet ook wat systemen ingericht om haar daarbij te helpen.

 

 

 

“Heerlijk dit! Ik word hier heel ontspannen van. Door jouw bijdrage gaat alles gewoon vanzelf, zonder dat ik er iets aan heb gedaan.”

 

Wat we hebben gedaan is het volgende:

  • Outlook inrichting aangepast (een paar mappen onder de inbox. Niet meer op topic, maar op wat ermee moet;
  • ToDoIst in gebruik genomen (zowel op haar laptop als mobiele telefoon) (projecten aangemaakt, labels toegevoegd);
  • Álle acties die Jet op meerdere plaatsen had liggen, hebben we in ToDoIst gezet: dit is nu haar externe geheugen;
  • Vervolgens hebben we wat extensie toegevoegd aan Outlook en haar internet browser, zodat ze op ieder moment heel eenvoudig acties kan invoeren in haar externe brein.
En wat is dan heel gaaf: ik neem een aantal taken van haar over, zodat haar takenlijst óók nog kleiner wordt!
Resultaat: Jet is minder gestrest en ze krijgt weer ruimte voor al haar creatieve ideeën en projecten.