Shift2StructuurZo’n 2 weken geleden werd ik gebeld door Esther. Of ik haar kon helpen.
Esther ontvangt heel veel mail en informatie vanuit alle hoeken binnen en buiten haar bedrijf. Vanuit vergaderingen, what’s app, in de wandelgangen en de mail dus.

Esther hanteerde de Getting Things Done (GTD)-methode om grip op haar mail en acties te krijgen. Maar door haar drukke agenda en mail-overvloed kwam ze erachter dat dat toch niet de oplossing was. Esther is heel visueel ingesteld en had Trello al ontdekt.

In Trello zet ze per project alle acties die moeten gebeuren en ze werkt er ook met collega’s in samen. Esther kwam bij mij om te vragen hoe ze toch nog efficiënter kon werken en haar mailbox in bedwang kon houden. Tijdens een ochtendsessie hebben we Trello verder geoptimaliseerd, door bijvoorbeeld borden die bij elkaar horen te groeperen.

Daarnaast hebben we andere oplossingen voor haar mail bedacht, zodat het voor Esther wel werkzaam is.

Resultaat: een methode die voor Esther werkt, haar overzicht op al haar projecten geeft die Esther  (en dit is het belangrijkste resultaat) de rust geeft om zich iedere dag weer te focussen op wat voor haar belangrijk is. Zonder bang te hoeven zijn om acties over het hoofd te zien of kwijt te raken in haar mailbox.